Mobile Zeiterfassung im Handwerk und Bau: Pflicht, Anforderungen und warum offline entscheidend ist

Zeiterfassung im Handwerk war lange ein Zettel im Bulli. Seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) ist sie für alle Arbeitgeber Pflicht, und im Bau- und Montagebereich galt sie über das Mindestlohngesetz ohnehin schon. Der Zettel im Bulli erfüllt diese Pflicht theoretisch. Praktisch scheitert er an Regen, Handschrift und dem Monatsende. Dieser Artikel erklärt, was gilt, was eine mobile Lösung können muss und warum „offline“ das wichtigste Wort im ganzen Thema ist.

Was gilt: BAG-Urteil, ArbZG und MiLoG

BAG 2022: Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst werden. Das Urteil gilt für alle Branchen. Ein Gesetz, das Form und Details regelt (die geplante ArbZG-Reform), ist Stand September 2026 angekündigt, aber noch nicht in Kraft. Bis dahin: Erfassen ja, Form frei.

§ 17 MiLoG: Für die in § 2a SchwarzArbG genannten Branchen, darunter das Baugewerbe (einschließlich Gerüstbau) und die Gebäudereinigung, gilt schon seit 2015 eine strengere Pflicht: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens am siebten Kalendertag nach der Arbeitsleistung aufgezeichnet und 2 Jahre aufbewahrt werden. Das prüft der Zoll (FKS) auf der Baustelle.

§ 16 Abs. 2 ArbZG: Arbeitszeit über 8 Stunden täglich muss ohnehin aufgezeichnet werden. Auf Montage mit 10-Stunden-Tagen ist das der Normalfall.

§ 26 AZG (Österreich): Aufzeichnung von Beginn, Ende und Ruhepausen, Aufbewahrung in der Regel 7 Jahre. Wer Kolonnen nach Österreich schickt, braucht dieselben Daten.

Für einen Montagebetrieb heißt das: Sie brauchen für jeden Mitarbeiter pro Tag Beginn, Ende, Pause, und Sie müssen es innerhalb einer Woche schriftlich oder digital haben. Der Vorarbeiter, der „das am Monatsende zusammenschreibt“, erfüllt die Pflicht nicht.

Warum Papier und Excel auf der Baustelle nicht funktionieren

• Die 7-Tage-Frist: Der Zettel kommt freitags ins Büro, wird montags abgetippt. Für den Montag der Vorwoche ist die Frist damit überschritten.
• Lesbarkeit: Bei der Kontrolle muss der Zoll die Aufzeichnung lesen können. Eine nasse Handschrift ist kein Nachweis.
• Doppelte Erfassung: Papier, dann Excel für den Stundenzettel, dann Lohn. Drei Übertragungen, drei Fehlerquellen.
• Keine Zuordnung: Excel kennt Stunden, aber nicht Baustelle, Tätigkeit und Auftraggeber. Für die Rechnung fehlt genau das.

Anforderungen an eine mobile Zeiterfassung für Bau und Montage

1. Offline zuerst. Im Rohbau, im Keller, in der Halle und auf dem Land gibt es kein Netz. Die App muss den Eintrag lokal speichern und synchronisieren, wenn wieder Empfang da ist. Eine App, die bei fehlender Verbindung eine Fehlermeldung zeigt, wird nach zwei Tagen nicht mehr benutzt.
2. Erfassung durch den Vorarbeiter für die Kolonne, nicht Selbst-Stempeln jedes Mitarbeiters. Auf der Baustelle hat nicht jeder ein Diensthandy, und nicht jeder soll seine Stunden selbst eintragen. Der Kolonnenführer erfasst die Kolonne in zwei Minuten.
3. Baustelle und Tätigkeit im selben Eintrag. Stunden ohne Zuordnung sind Lohn-Daten, aber keine Rechnungsgrundlage.
4. Mehrsprachig. Der Vorarbeiter kommt aus Polen, der Slowakei oder Rumänien. Die Eingabe muss in seiner Sprache gehen, die Ausgabe auf Deutsch.
5. Ausgabe im Format des Auftraggebers. Der Stundenzettel pro Mitarbeiter und Woche als PDF, mit einem Klick, ohne Excel dazwischen.
6. Unveränderbarkeit und Historie. Wer wann was geändert hat, muss nachvollziehbar sein. Bei einer Zollprüfung oder einem Streit um Stunden ist das der Unterschied zwischen Nachweis und Behauptung.
7. Kein GPS-Zwang. Ortung jedes Mitarbeiters ist datenschutzrechtlich heikel (Betriebsrat, DSGVO) und auf Montage oft unnötig. Die Baustelle als Auswahlfeld reicht.

Was mobile Zeiterfassung dem Betrieb bringt, jenseits der Pflicht

Die Pflicht ist der Anlass, der Nutzen liegt woanders:

• Stunden am selben Tag statt am Monatsende. Sie wissen am 15., wo Sie stehen, nicht am 5. des Folgemonats.
• Weniger Kürzungen. Ein Auftraggeber, der täglich gegengezeichnete Stunden mit Tätigkeit bekommt, streitet weniger. Jede anerkannte Stunde ist bei 32 € Verrechnungssatz bares Geld.
• Zwei Tage Büroarbeit pro Monat weniger, weil das Abtippen entfällt.
• Marge pro Baustelle sichtbar, weil Stunden und Kosten an derselben Stelle liegen.

Häufige Fragen

Reicht eine Excel-Tabelle als Zeiterfassung? Rechtlich ja, wenn sie vollständig, rechtzeitig und aufbewahrt ist. Praktisch scheitert es an der 7-Tage-Frist und der Zuordnung zur Baustelle.

Muss jeder Mitarbeiter selbst erfassen? Nein. Der Arbeitgeber muss das System bereitstellen, die Erfassung kann delegiert werden, etwa an den Vorarbeiter. Der Mitarbeiter sollte seine Zeiten aber einsehen können.

Was passiert bei der Zollkontrolle ohne Aufzeichnung? Bußgeld nach § 21 MiLoG bis 30 000 €, dazu Nachprüfungen bei Lohn und Sozialversicherung. Bei ausländischen Kolonnen zusätzlich die Frage nach der A1-Bescheinigung.

Fazit

Zeiterfassung im Handwerk ist Pflicht, auf der Baustelle mit 7-Tage-Frist und Zollkontrolle. Die Lösung ist nicht die Stempeluhr am Bürotor, sondern der digitale Tagesbericht des Vorarbeiters, offline auf dem Handy. Wenn Sie sehen wollen, wie das in der Praxis aussieht: Tagesberichte in SubPRO. Und was auf einen sauberen Stundenzettel gehört, zeigt die Stundenzettel-Seite.