Auf deutschen Baustellen arbeiten Kolonnen aus Polen, der Slowakei, Tschechien und anderen EU-Ländern. Bei jeder Zollkontrolle ist die A1-Bescheinigung das erste Dokument, das verlangt wird. Fehlt sie oder ist sie abgelaufen, haftet nicht nur der Nachunternehmer: Auch der deutsche Auftraggeber bekommt Ärger. Dieser Leitfaden erklärt, was die A1 ist, wer sie beantragt und wie Sie den Überblick behalten.
Was die A1-Bescheinigung ist
Die A1-Bescheinigung (früher E 101) bestätigt, dass ein Arbeitnehmer während einer Tätigkeit im EU-Ausland weiterhin im Sozialversicherungssystem seines Heimatlandes versichert ist. Grundlage ist die Verordnung (EG) Nr. 883/2004 zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit. Sie gilt in der gesamten EU, im EWR und in der Schweiz.
Vereinfacht: Die A1 sagt der deutschen Behörde „für diesen Mitarbeiter werden die Beiträge zu Hause gezahlt, er muss hier nicht versichert werden“.
Wann eine A1-Bescheinigung nötig ist
- Entsendung: Ein Arbeitnehmer wird vorübergehend in ein anderes EU-Land geschickt (typisch auf eine Baustelle), maximal 24 Monate (Art. 12)
- Gewöhnliche Tätigkeit in mehreren Staaten: Der Mitarbeiter wechselt regelmäßig zwischen Projekten in verschiedenen Ländern (Art. 13)
- Selbständige, die vorübergehend im Ausland arbeiten, beantragen die A1 selbst
Wichtig: Die A1 ist pro Mitarbeiter und pro Entsendung nötig, auch für eine dreitägige Montage. Eine Bagatellgrenze gibt es nicht.
Wer die A1 beantragt: Arbeitgeber im Heimatland
Für entsandte Arbeitnehmer beantragt der Arbeitgeber im Herkunftsland die A1, nicht der deutsche Auftraggeber. Zuständig ist der jeweilige Sozialversicherungsträger:
| Land | Zuständige Stelle | Antrag |
|---|---|---|
| Deutschland (Entsendung ins Ausland) | Krankenkasse des Mitarbeiters, für Privatversicherte die DRV. Selbständige: die eigene Krankenkasse (wenn GKV-versichert) bzw. die Deutsche Rentenversicherung; Ausnahmevereinbarungen nach Art. 16 laufen über die DVKA | elektronisch über das SV-Meldeportal oder das Entgeltabrechnungsprogramm |
| Polen | ZUS | Formular US-3 über eZUS (früher PUE ZUS) |
| Slowakei | Sociálna poisťovňa | Antrag auf PD A1 |
| Tschechien | ČSSZ | ePortál ČSSZ |
Der deutsche Auftraggeber kann die A1 also nicht selbst besorgen. Er wird sie aber in der Regel vor Arbeitsbeginn vom Nachunternehmer verlangen und die Gültigkeit prüfen. Rechnen Sie damit, dass die Bescheinigungen Ihrer Kolonne vor dem ersten Arbeitstag auf dem Tisch liegen müssen.
Voraussetzungen und typische Ablehnungsgründe
Der Träger im Heimatland prüft:
- der Mitarbeiter war unmittelbar vor der Entsendung im Heimatland versichert (meist mindestens einen Monat)
- der Arbeitgeber übt im Heimatland eine nennenswerte Geschäftstätigkeit aus (Umsatz, Verträge, Verwaltungspersonal im Heimatland)
- der Mitarbeiter löst keinen anderen entsandten Mitarbeiter ab
- die Entsendung dauert höchstens 24 Monate
Häufigster Ablehnungsgrund: eine Briefkastenfirma, die nahezu ausschließlich in Deutschland tätig ist. Erhält der Nachunternehmer keine A1, müssen die Mitarbeiter in Deutschland versichert werden, mit allen Folgen für Kalkulation und Haftung.
Wie lange die A1 gilt
Die A1 wird für den konkreten Entsendezeitraum, maximal 24 Monate ausgestellt. Das Problem in der Praxis: Baustellen dauern länger als geplant, Mitarbeiter rotieren zwischen Projekten und niemand merkt, dass eine A1 zwischenzeitlich abgelaufen ist. Eine Verlängerung über 24 Monate hinaus ist nur per Ausnahmevereinbarung (Art. 16) möglich und muss rechtzeitig beantragt werden.
Was der Zoll auf der Baustelle kontrolliert
Zuständig ist die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls. Kontrollen erfolgen unangekündigt, direkt auf der Baustelle. Verlangt werden in der Regel:
- Ausweis des Mitarbeiters
- A1-Bescheinigung (Original oder Kopie, auch digital)
- Nachweis der Anmeldung nach dem Mindestlohngesetz (Meldeportal Mindestlohn) bzw. Arbeitnehmer-Entsendegesetz
- Arbeitszeitaufzeichnungen der letzten Wochen (Stundenzettel, § 17 MiLoG)
Hat der Kolonnenführer alles auf dem Handy, dauert die Kontrolle zehn Minuten. Muss er im Büro anrufen, damit jemand Papiere sucht, dauert sie Stunden und die Baustelle steht.
Was bei fehlender oder abgelaufener A1 droht
- Nachforderung von Sozialversicherungsbeiträgen in Deutschland, rückwirkend: Ohne gültige A1 gilt der Mitarbeiter im Zweifel als in Deutschland versicherungspflichtig. Ein eigenes Bußgeld allein für eine fehlende A1 kennt das deutsche Recht nicht — die Beitragsnachforderung ist die eigentliche Folge
- Prüfung aller übrigen Pflichten: Fällt die fehlende A1 auf, sieht sich die FKS in der Regel auch Anmeldung, Mindestlohn und Arbeitszeitaufzeichnungen an. Für Melde- und Aufzeichnungsverstöße nach AEntG und MiLoG sind Bußgelder bis 30 000 € möglich, für Mindestlohnverstöße bis 500 000 €
- Baustopp für die betroffenen Mitarbeiter bis zur Klärung
- Auftraggeberhaftung: Der Generalunternehmer haftet nach § 28e SGB IV wie ein Bürge für nicht gezahlte Beiträge seines Nachunternehmers
Der letzte Punkt ist der Grund, warum deutsche Auftraggeber die A1 vor Arbeitsbeginn sehen wollen und warum ein Nachunternehmer mit sauberer Dokumentation den Zuschlag bekommt.
A1-Bescheinigungen im Griff behalten, wenn 20+ Mitarbeiter im Einsatz sind
Bei einer Handvoll Mitarbeiter reicht ein Kalender. Bei 20, 50 oder 100 Leuten auf mehreren Baustellen versagt Excel: Ablaufdaten prüft niemand laufend, und die Firma verlässt sich darauf, dass sich schon jemand erinnert.
Ein funktionierendes System braucht drei Dinge:
- Zentrale Dokumentenablage: Jeder Mitarbeiter hat seine Dokumente inklusive A1 mit Ablaufdatum hinterlegt
- Automatische Erinnerungen: 30, 14 und 3 Tage vor Ablauf, damit der Nachunternehmer rechtzeitig neu beantragt
- Zugriff von der Baustelle: Der Kolonnenführer zeigt dem Zoll die Kopie direkt am Handy
Genau so löst es SubPRO: Dokumente der Mitarbeiter inklusive A1 werden an einem Ort geführt, mit automatischer Warnung vor Ablauf. Für den Auftraggeber ist das der entscheidende Punkt — er sieht auf Nachfrage sofort, dass jede Kolonne sauber angemeldet ist, und das spricht bei der nächsten Vergabe für Sie.
Zusammenfassung
- Die A1 bestätigt die Sozialversicherung im Heimatland. Sie ist pro Mitarbeiter und pro Entsendung nötig, ohne Bagatellgrenze
- Beantragt wird sie vom Arbeitgeber im Herkunftsland (ZUS, Sociálna poisťovňa, ČSSZ), nicht vom deutschen Auftraggeber
- Sie gilt maximal 24 Monate, abgelaufene A1 sind der häufigste Fehler
- Der Zoll prüft A1, Mindestlohn-Anmeldung und Stundenzettel zusammen
- Eine fehlende A1 kostet in Deutschland kein eigenes Bußgeld, wohl aber Beitragsnachforderungen und eine Prüfung aller übrigen Pflichten; für Melde- und Aufzeichnungsverstöße nach AEntG und MiLoG drohen bis 30 000 €, für Mindestlohnverstöße bis 500 000 €
- Dazu kommt die Auftraggeberhaftung nach § 28e SGB IV: Wer die Dokumente digital im Griff hat, ist für beide Seiten der bessere Partner