Wer nach einer App für die Baustelle sucht, landet schnell bei „Bautagebuch-App“ und „Stundenzettel-App“ und fragt sich: Ist das dasselbe? Brauche ich beides? Für einen Generalunternehmer mit eigenem Bauleiter ist die Antwort anders als für eine Montagefirma, die mit drei Kolonnen als Nachunternehmer unterwegs ist. Dieser Artikel sortiert die Begriffe und sagt, worauf es bei einer Kolonne wirklich ankommt.
Bautagebuch, Tagesbericht, Stundenzettel: der Unterschied
Bautagebuch: Das Dokument des Bauleiters für das gesamte Bauvorhaben. Wetter, anwesende Firmen, Baufortschritt, Anordnungen, Mängel, Behinderungen. Rechtlich relevant für VOB-Nachträge und Beweissicherung. Geführt wird es vom Auftraggeber oder dessen Bauleitung, nicht von der Kolonne.
Tagesbericht (Bautagesbericht, Rapport): Der Nachweis einer einzelnen Kolonne oder eines Nachunternehmers für einen Tag. Wer war da, von wann bis wann, was wurde gemacht, welches Material verbraucht. Wird an den Bauleiter übergeben und ist die Grundlage für Regieabrechnungen. Eine kostenlose Vorlage zum Ausdrucken gibt es auf der Tagesbericht-Seite.
Stundenzettel: Die Zusammenfassung der Arbeitszeit je Mitarbeiter pro Woche oder Monat. Grundlage für Rechnung an den Auftraggeber, für Lohn und für den Nachweis nach § 17 MiLoG. Eine kostenlose Vorlage (auch als Matrix) gibt es auf der Stundenzettel-Seite.
Kurz: Das Bautagebuch dokumentiert das Bauwerk, der Tagesbericht dokumentiert die Kolonne, der Stundenzettel dokumentiert den Mitarbeiter.
Was eine Bautagebuch-App kann und für wen sie ist
Bautagebuch-Apps sind für Bauleiter, Architekten und Generalunternehmer gebaut. Ihre Stärken: Pläne mit Markierungen, Mängelmanagement mit Fotos, Baufortschritt, Verteilung an alle Projektbeteiligten, rechtssichere Dokumentation für Nachträge.
Ihre Schwäche aus Sicht einer Montagefirma: Sie beantworten nicht die Frage „wie viele Stunden hat Mitarbeiter Nowak diese Woche auf Baustelle Leipzig gearbeitet, und wie kommt daraus die Rechnung“. Personal, Lohn, Unterkünfte, Fahrzeuge und A1-Bescheinigungen sind dort kein Thema. Abgerechnet wird in dieser Kategorie meist pro Nutzer und Monat — bei einer Kolonne, deren Kopfzahl monatlich schwankt, passt dieses Modell selten.
Was eine Stundenzettel-App kann und wo sie aufhört
Reine Zeiterfassungs- und Stempeluhr-Apps erfassen Kommen und Gehen, oft mit GPS. Sie sind günstig und schnell eingerichtet.
Die Grenze: Sie kennen keine Baustellen-Logik. Ein Mitarbeiter, der montags in Dresden montiert, dienstags nach Leipzig fährt und mittwochs wegen Regen nur vier Stunden arbeitet, erzeugt drei verschiedene Abrechnungsfälle. Die Stempel-App liefert Zeitpaare, den Rest macht wieder Excel. Tätigkeiten, Auftraggeber, Regie oder Pauschale, Fahrtzeit oder Arbeitszeit: alles Handarbeit.
Was eine Montagefirma als Nachunternehmer wirklich braucht
Eine Kolonne, die auf fremden Baustellen arbeitet, hat ein anderes Problem als der Bauleiter. Sie muss am Monatsende drei Dinge belegen:
- Dem Auftraggeber: Stunden je Mitarbeiter und Tag, mit Tätigkeit, gegengezeichnet. Sonst wird gekürzt.
- Dem Zoll: Arbeitszeitaufzeichnungen nach § 17 MiLoG, A1-Bescheinigung, Anmeldung nach AEntG. Sonst gibt es Bußgeld.
- Sich selbst: Welche Baustelle ist profitabel, wer hat wie viele Stunden, was ist an Vorschüssen offen. Sonst fährt man blind.
Das Werkzeug dafür ist weder das Bautagebuch noch die Stempeluhr, sondern ein Tagesbericht der Kolonne, aus dem alles andere entsteht:
- Der Kolonnenführer trägt einmal täglich ein: Baustelle, Mitarbeiter, Stunden, Tätigkeit, Fotos. Zwei Minuten, auch ohne Netz.
- Aus den Tagesberichten entsteht der Stundenzettel pro Mitarbeiter und Woche mit einem Klick, im in Deutschland üblichen Format.
- Dieselben Daten liefern die Lohnbasis, die Rechnungsgrundlage je Baustelle und die Marge pro Projekt.
- Daneben laufen die Dinge, die eine Bautagebuch-App nie abbildet: A1-Ablaufdaten, Führerscheine, Unterkünfte, Fahrzeuge mit Vignetten, Vorschüsse.
SubPRO im Vergleich: wo eine Kolonnen-Software mehr leistet
Für eine Montage- oder Gerüstbaufirma, die Kolonnen als Nachunternehmer ins Ausland schickt, sind zwei Werkzeugklassen naheliegend: eine Bau-Software für Generalunternehmer oder eine allgemeine Zeiterfassung. Beide lösen einen Teil des Problems. Die folgende Tabelle vergleicht bewusst nur diese Kategorien, keine einzelnen Produkte — was ein konkreter Anbieter kann, hängt vom Tarif ab und ändert sich laufend.
| Kriterium | Bau-Software für Generalunternehmer | Allgemeine Zeiterfassung | SubPRO |
|---|---|---|---|
| Gebaut für | meist auf Bauleitung und Bauvorhaben ausgelegt | Zeiterfassung in beliebiger Branche | Kolonnen im Auslandseinsatz |
| Stundenzettel je Baustelle | in der Regel über Export oder Auswertung | Kommen/Gehen, Baustellenbezug je nach Anbieter | 1-Klick-PDF im in Deutschland üblichen Format |
| A1, Führerschein, Vignette mit Ablaufwarnung | selten Teil des Funktionsumfangs | in der Regel nicht vorgesehen | ja, mit Ablaufwarnung |
| Offline auf der Baustelle | Offline-Umfang je nach Anbieter | Offline-Umfang je nach Anbieter | offline-first, Erfassung ohne Netz |
| Eingabesprache für den Kolonnenführer | Sprachumfang je nach Anbieter | Sprachumfang je nach Anbieter | Eingabe in SK, CS, PL, DE, EN |
| Einrichtung | bei größeren Systemen oft mehrere Wochen | je nach Umfang Tage bis Wochen | 1–2 Tage, Einrichtung inklusive |
| Abrechnung | üblicherweise pro Nutzer | üblicherweise pro Nutzer | pro aktivem Mitarbeiter, 9/8/7 € je nach Teamgröße |
Kurz: Eine Bau-Software für Generalunternehmer kann für den Betrieb mit eigener Bauleitung das Richtige sein, eine allgemeine Zeiterfassung reicht für ein Büro ohne Auslandsbaustellen. Für Kolonnen, die im Ausland Stundenzettel und A1 liefern müssen, ist die Baustellen- und Entsende-Logik von SubPRO der Unterschied.
Checkliste: woran Sie die richtige App erkennen
- Offline-fähig: Im Rohbau und im Keller gibt es kein Netz. Der Bericht muss sich lokal speichern und später synchronisieren.
- Ein Bericht, viele Ausgaben: Stundenzettel, Wochenbericht, Lohnliste und Rechnungsanhang aus derselben Eingabe, kein zweites Abtippen.
- Deutsche Ausgabeformate, mehrsprachige Eingabe: Der Kolonnenführer aus Polen oder der Slowakei bedient die App in seiner Sprache, der Auftraggeber bekommt das PDF auf Deutsch.
- Dokumente mit Ablaufdatum: A1, Führerschein, Vignette, mit automatischer Warnung.
- Preis pro aktivem Mitarbeiter, nicht pro Projekt oder pro Büroplatz. Bei Kolonnen schwankt die Kopfzahl monatlich.
- Einrichtung in Tagen, nicht Wochen: Wer WhatsApp bedienen kann, muss die App bedienen können.
Fazit
Wenn Sie Bauleiter sind und ein Bauvorhaben dokumentieren, brauchen Sie ein Bautagebuch. Wenn Sie eine Montage- oder Gerüstbaufirma führen, die als Nachunternehmer Kolonnen auf Baustellen schickt, brauchen Sie einen digitalen Tagesbericht, aus dem Stundenzettel, Lohn und Rechnung entstehen. Genau dafür ist SubPRO gebaut: Tagesberichte per Handy, Stundenzettel mit einem Klick, Dokumente und Unterkünfte an einem Ort, ab 7 € pro aktivem Mitarbeiter und Monat.