Pokud posíláte pracovníky na stavby do Německa, Rakouska nebo jiné země EU, formulář A1 je dokument, bez kterého se neobejdete. Při kontrole na stavbě je to první věc, kterou si inspektor vyžádá. Chybějící nebo propadlý A1 znamená problém, který vás může stát desetitisíce eur.
Co je formulář A1
A1 je potvrzení o tom, že váš pracovník je během práce v zahraničí nadále sociálně pojištěný v Česku. Vychází z evropského nařízení č. 883/2004 o koordinaci systémů sociálního zabezpečení a platí v celé EU, EHP a ve Švýcarsku.
Zjednodušeně: A1 říká německému úřadu „za tohoto člověka se odvody platí doma v Česku, nemusí se pojišťovat u vás”.
Kdy A1 potřebujete
- Vyslání pracovníka: zaměstnanec jede dočasně pracovat do jiné země EU (typicky na stavbu), maximálně na 24 měsíců
- Souběžná práce ve více zemích: pracovník střídá projekty ve více státech
- OSVČ pracující dočasně v zahraničí: živnostník si žádá o A1 sám (podrobnosti níže)
Pozor: A1 potřebujete na každého pracovníka a na každé vyslání. I při krátké několikadenní montáži. Německá celní správa (Zoll) při kontrolách na stavbách A1 vyžaduje bez ohledu na délku pobytu.
Jak požádat o A1 v Česku
Žádost podáváte na okresní správě sociálního zabezpečení (OSSZ/ČSSZ) příslušné podle sídla zaměstnavatele:
- Vyplňte „Společnou žádost zaměstnance a zaměstnavatele o vystavení potvrzení A1” (pro OSVČ existuje samostatný formulář; tiskopisy jsou na webu ČSSZ)
- Přiložte podklady o vyslání: smlouvu nebo objednávku s klientem, pracovní smlouvy
- Podejte žádost osobně, poštou nebo elektronicky (datovou schránkou)
- Na vystavení počítejte v praxi s několika dny až týdny, žádejte tedy s předstihem, ne den před odjezdem
Vystavení je bezplatné. A1 dostanete v papírové podobě a pracovník (nebo vedoucí party) by ho měl mít na stavbě vždy u sebe, alespoň jako kopii či fotku v mobilu, originál dostupný na vyžádání.
Formulář A1 online
Žádost o A1 podáte i elektronicky přes ePortál ČSSZ (přihlášení identitou občana nebo datovou schránkou firmy). Tiskopis je stejný jako papírový, přílohy (smlouva s klientem, pracovní smlouvy) přikládáte jako PDF. Výhoda je doložitelné datum podání a žádné cesty na OSSZ.
Doporučení z praxe: podávejte online a žádosti si evidujte s datem podání. Při 20 a více pracovnících jinak nevíte, komu jste už žádali a komu ne.
Vzor formuláře A1
„Vzor” A1 hledat nemusíte: formulář nevyplňujete vy, vystavuje ho ČSSZ na základě vaší žádosti. Vy vyplňujete tiskopis „Společná žádost zaměstnance a zaměstnavatele o vystavení potvrzení o příslušnosti k právním předpisům sociálního zabezpečení” (pro vyslání) nebo obdobný tiskopis pro OSVČ. Oba jsou na webu ČSSZ.
Formulář A1 pro OSVČ (živnostníky)
Pokud s vámi na stavbě pracují živnostníci, o A1 si žádá každý sám, ne vy jako objednatel. ČSSZ má pro OSVČ samostatný tiskopis.
Podmínky pro OSVČ:
- živnost je v Česku aktivní alespoň 2 měsíce před vysláním a živnostník tu reálně podniká
- v zahraničí bude vykonávat obdobnou činnost jako doma
- vyslání trvá maximálně 24 měsíců
- OSVČ je v Česku účastna důchodového pojištění, jinak ČSSZ A1 nevystaví
Typická chyba: živnostník si založí živnost a za týden jede na stavbu do Německa. A1 nedostane, protože nesplňuje dvouměsíční podmínku. Pokud stavba stojí na OSVČ, řešte A1 dřív, než je pošlete přes hranice.
Kdo A1 kontroluje a co si vyžádá
V Německu kontroluje A1 hlavně Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit), v Rakousku Finanzpolizei. Kontrola probíhá přímo na stavbě, bez ohlášení. Inspektor si typicky vyžádá:
- doklad totožnosti pracovníka
- formulář A1 (originál nebo kopii)
- v Německu potvrzení o ohlášení vyslání (Meldeportal Mindestlohn), v Rakousku hlášení ZKO-3
- evidenci odpracovaných hodin (Stundenzettel) za poslední týdny
Když má vedoucí party všechno v mobilu, kontrola trvá deset minut. Když musí volat do kanceláře, aby někdo hledal papíry, trvá hodiny a stavba stojí.
Jak dlouho A1 platí a na co si dát pozor
A1 se vystavuje na konkrétní období vyslání, maximálně na 24 měsíců. A tady vzniká nejčastější problém: projekty se prodlužují, pracovníci rotují mezi stavbami a nikdo nehlídá, že někomu A1 mezitím propadl.
Propadlý A1 zjistíte typicky v nejhorší možný moment: při kontrole Zollu přímo na stavbě.
Co hrozí při chybějícím nebo propadlém A1
- Pokuty: za samotný chybějící A1 v Německu přímá pokuta není. Postihují se ale porušení při hlášení a evidenci pracovní doby (AEntG, MiLoG) až do 30 000 € a porušení minimální mzdy až do 500 000 €
- Zastavení prací: inspektor může pracovníka ze stavby vykázat, dokud se věc nevyřeší
- Poškozená reputace u klienta: německý generální dodavatel si problémovou subdodavatelskou firmu zapamatuje
- Doplacení odvodů: v krajním případě hrozí posouzení, že pracovník měl být pojištěn v Německu, se zpětným doplacením
Jak formuláře A1 hlídat, když máte 20+ pracovníků
U pár pracovníků stačí kalendář. U 20, 50 nebo 100 lidí na více stavbách v různých zemích přestává Excel stíhat. Data expirace nikdo průběžně nekontroluje a firma se spoléhá na to, že si někdo vzpomene.
Funkční systém potřebuje tři věci:
- Centrální evidenci: každý pracovník má u sebe uložené doklady včetně A1 s datem platnosti
- Automatická upozornění: systém sám upozorní 30, 14 a 3 dny před expirací, abyste stihli požádat o nový formulář
- Přístup z terénu: vedoucí party umí na stavbě okamžitě ukázat kopii dokladu z mobilu
Přesně takhle to řeší SubPRO: doklady pracovníků včetně A1 eviduje na jednom místě a před expirací automaticky upozorní. Místo paniky při kontrole máte přehled, komu co končí, a to měsíce dopředu.
Shrnutí
- A1 potvrzuje, že pracovník je pojištěný doma v Česku. Potřebuje ho každý vyslaný pracovník na každé vyslání
- Žádá se na OSSZ/ČSSZ, bezplatně, papírově nebo online přes ePortál, vždy s předstihem
- OSVČ si o A1 žádá sama a musí mít živnost aktivní alespoň 2 měsíce před vysláním
- Platí maximálně 24 měsíců a jeho expirace je nejčastější chyba firem
- Chybějící A1 znamená doplacení odvodů a kontrolu všech ostatních povinností, pokuty za hlášení a evidenci jdou do 30 000 €. Automatické hlídání expirace se vám zaplatí po první odvrácené pokutě
Tento článek je informační a nenahrazuje právní poradenství. Aktuální tiskopisy a postupy najdete na webu ČSSZ.