Jeśli wysyłasz pracowników na budowy do Niemiec, Austrii, Holandii czy innego kraju UE, zaświadczenie A1 to dokument, bez którego nie ruszysz. Przy kontroli na budowie to pierwsza rzecz, o którą pyta inspektor. Brakujące lub przeterminowane A1 to problem, który potrafi kosztować dziesiątki tysięcy euro.
Co to jest zaświadczenie A1
A1 to potwierdzenie, że Twój pracownik podczas pracy za granicą nadal podlega polskim ubezpieczeniom społecznym. Wynika z rozporządzenia (WE) nr 883/2004 o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego i obowiązuje w całej UE, EOG i Szwajcarii.
Mówiąc prościej: A1 mówi niemieckiemu urzędowi „za tego człowieka składki płacone są w Polsce, nie musi ubezpieczać się u was”.
Kiedy A1 jest potrzebne
- Delegowanie pracownika: pracownik jedzie czasowo pracować do innego kraju UE (typowo na budowę), maksymalnie na 24 miesiące (art. 12 rozporządzenia)
- Praca w kilku krajach jednocześnie: pracownik zmienia projekty w kilku państwach (art. 13)
- Osoba prowadząca działalność gospodarczą pracująca czasowo za granicą: przedsiębiorca składa wniosek sam
Uwaga: A1 potrzebujesz na każdego pracownika i na każde delegowanie. Także przy krótkim, kilkudniowym montażu. Niemiecki Zoll przy kontrolach na budowach żąda A1 niezależnie od długości pobytu.
Kto składa wniosek o A1: pracodawca czy pracownik
Przy delegowaniu pracownika wniosek składa pracodawca (formularz US-3, w eZUS jako „Wniosek o zaświadczenie A1 – delegowanie pracownika”). Pracownik nic nie składa, ale powinien mieć A1 przy sobie na budowie.
Przy działalności gospodarczej wniosek składa sam przedsiębiorca (US-1). Jeśli na budowie pracują z Tobą osoby na B2B, każda z nich musi mieć własne A1. Ty jako zleceniodawca nie możesz go za nich załatwić, ale w praktyce to Ty odpowiadasz przed niemieckim klientem, gdy go nie mają.
Warunki, które ZUS sprawdza
Dla pracownika delegowanego:
- pracownik podlegał polskim ubezpieczeniom co najmniej miesiąc bezpośrednio przed delegowaniem
- pracodawca prowadzi w Polsce rzeczywistą działalność, nie tylko administrację (ZUS patrzy m.in. na obroty w kraju, liczbę umów realizowanych w Polsce, personel administracyjny)
- pracownik nie jest wysyłany, by zastąpić innego delegowanego pracownika
- delegowanie nie przekracza 24 miesięcy
Dla przedsiębiorcy dodatkowo: działalność w Polsce prowadzona co najmniej 2 miesiące przed wyjazdem i praca za granicą podobnego rodzaju jak w kraju.
Najczęstszy powód odmowy: firma nie wykazuje znaczącej działalności w Polsce (tzw. „firma-skrzynka”). Jeśli 100% Twoich obrotów jest w Niemczech, przygotuj się na pytania.
Jak złożyć wniosek o A1 przez eZUS
- Zaloguj się na eZUS (dawniej PUE ZUS; profil zaufany, e-dowód lub bankowość elektroniczna), jako płatnik składek
- Wybierz zakładkę Płatnik → Dokumenty i wiadomości → Utwórz nowy i znajdź formularz US-3 (delegowanie pracownika) lub US-1 (działalność gospodarcza)
- Wypełnij dane pracownika, kraj i okres delegowania, dane zagranicznego kontrahenta i miejsce pracy (adres budowy)
- Dołącz umowę lub zamówienie z klientem oraz umowę o pracę pracownika (PDF)
- Podpisz profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym i wyślij
Zaświadczenie dostaniesz elektronicznie w eZUS, można je też odebrać w formie papierowej. Wystawienie jest bezpłatne.
Ile się czeka na A1
ZUS deklaruje do 30 dni, w praktyce przy kompletnym wniosku to zwykle kilka dni do dwóch tygodni. Przy pierwszym wniosku firmy lub przy wątpliwościach co do działalności w Polsce może być dłużej. Składaj wniosek zanim ekipa wyjedzie, nie dzień przed.
Wzór zaświadczenia A1
„Wzoru A1” nie musisz szukać: zaświadczenie wystawia ZUS na podstawie Twojego wniosku. Ty wypełniasz wniosek US-3 lub US-1. Gotowe A1 to dwustronicowy dokument z danymi pracownika, pracodawcy, państwa i okresu, na który obowiązuje.
Jak długo A1 jest ważne i na co uważać
A1 wystawia się na konkretny okres delegowania, maksymalnie 24 miesiące. I tu pojawia się najczęstszy problem: projekty się przedłużają, pracownicy rotują między budowami i nikt nie pilnuje, że komuś A1 w międzyczasie wygasło.
Przeterminowane A1 wychodzi na jaw zwykle w najgorszym momencie: podczas kontroli Zollu bezpośrednio na budowie.
Kto kontroluje A1 i czego żąda
W Niemczech A1 kontroluje przede wszystkim Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit), w Austrii Finanzpolizei, w Holandii Nederlandse Arbeidsinspectie (dawniej Inspectie SZW). Kontrola odbywa się bezpośrednio na budowie, bez zapowiedzi. Inspektor zwykle żąda:
- dokumentu tożsamości pracownika
- zaświadczenia A1 (oryginał lub kopia)
- w Niemczech potwierdzenia zgłoszenia delegowania (Meldeportal Mindestlohn), w Austrii zgłoszenia ZKO-3
- ewidencji przepracowanych godzin (Stundenzettel) za ostatnie tygodnie
Gdy brygadzista ma wszystko w telefonie, kontrola trwa dziesięć minut. Gdy musi dzwonić do biura, żeby ktoś szukał papierów, trwa godziny i budowa stoi.
Co grozi za brak lub przeterminowane A1
- Kary: w Niemczech za brak A1 nie ma odrębnej kary, ale grozi dopłata składek i kontrola wszystkich pozostałych obowiązków. Za uchybienia w zgłoszeniach i ewidencji (AEntG, MiLoG) kary sięgają 30 000 €, za naruszenie płacy minimalnej do 500 000 €. W Austrii według LSD-BG od 1 000 do 10 000 € za pracownika
- Wstrzymanie prac: inspektor może odesłać pracownika z budowy do czasu wyjaśnienia
- Utrata klienta: niemiecki generalny wykonawca zapamięta problemowego podwykonawcę
- Dopłata składek: w skrajnym przypadku uznanie, że pracownik powinien być ubezpieczony w Niemczech, z dopłatą wstecz
Jak pilnować A1, gdy masz 20+ pracowników
Przy kilku pracownikach wystarczy kalendarz. Przy 20, 50 czy 100 osobach na kilku budowach w różnych krajach Excel przestaje nadążać. Dat ważności nikt na bieżąco nie sprawdza i firma liczy na to, że ktoś sobie przypomni.
Działający system potrzebuje trzech rzeczy:
- Centralnej ewidencji: każdy pracownik ma zapisane dokumenty łącznie z A1 i datą ważności
- Automatycznych powiadomień: system sam ostrzega 30, 14 i 3 dni przed wygaśnięciem, żebyś zdążył złożyć nowy wniosek
- Dostępu z terenu: brygadzista może na budowie od razu pokazać kopię dokumentu z telefonu
Dokładnie tak rozwiązuje to SubPRO: dokumenty pracowników łącznie z A1 ewidencjonuje w jednym miejscu i przed wygaśnięciem automatycznie powiadamia. Zamiast paniki przy kontroli masz przegląd, komu co się kończy, i to miesiące naprzód.
Podsumowanie
- A1 potwierdza, że pracownik jest ubezpieczony w Polsce. Potrzebuje go każdy delegowany pracownik na każde delegowanie
- Wniosek (US-3) składa pracodawca przez eZUS, bezpłatnie, z wyprzedzeniem. Przedsiębiorca składa US-1 sam
- ZUS sprawdza rzeczywistą działalność firmy w Polsce, to najczęstszy powód odmowy
- A1 jest ważne maksymalnie 24 miesiące, a jego wygaśnięcie to najczęstszy błąd firm
- Brak A1 oznacza dopłatę składek i kontrolę pozostałych obowiązków, a kary za ewidencję i zgłoszenia sięgają 30 000 €. Automatyczne pilnowanie ważności zwraca się po pierwszej unikniętej karze